一文掌握项目知识管理的三大方法(项目管理七个方法)

项目,理所应当要做好项目总结,包括阶段总结和结项总结,从知识管理的视角看,更应该如此,以免相关知识随着项目结束和人员离场而无法及时总结和积累。

基于知识管理的成熟方法,并结合我过往的知识管理实践,梳理了三大方法并比较了优缺点,介绍给前沿的朋友们,希望对大家的项目总结和知识管理(Knowledge Management,简称为KM)工作有所启发。

方法1 系统整合法

系统整合法,也可以称为“试点-机会牵引-铺开法”,出自尼克·米尔顿和帕特里克·拉姆合著的《知识管理:为业务绩效赋能》一书。

该方法成功在华为公司得到了实施,促进了华为知识管理水平的提升,为过去10年来华为业务快速发展提供了有力支撑。

1) 5个步骤

该方法包含5个步骤,每个步骤各包含一些要点,详细如下:

步骤1

战略

主要包括决定战略原则、确定业务动因、确定KM愿景和商定KM范围等内容。

步骤2

规划

主要包括知识资产审计、确定管理框架和制定实施计划等工作内容。

步骤3

测试和试点

主要包括建立拥护者网络、选择KM试点和交付KM试点等具体环节

步骤4

铺开阶段

主要包括铺开知识管理、建立管理指标、建立报告系统和处理拦路虎等具体工作环节。

步骤5

运行阶段

主要包括KM闭环管理、KM团队管理和更新与升级等工作内容。

2) 应用策略

用“试点”法开发KM框架,并用“机会牵引”法取得短期胜利,一旦证明KM框架是健全的,采用“铺开”推进。

3) 优缺点

优点敏捷、全面、系统、适合于组织级应用

缺点操作难度大,需要开发出框架,再试点推广,周期长(一年)方法难度大,需 要赋能,并组建专门的部门

方法2 经验萃取法

这个方法是将大量存在与个体头脑中的隐性的、不能测量的、碎片化的认知,通过提炼,转变为能验证、能复制的、严谨记录后可以为大众说传播的结构化知识。以下内容,我引用了项目管理培训师朱致静老师的“项目管理经验萃取法”,在此表示感谢。

一文掌握项目知识管理的三大方法(项目管理七个方法)

1)指导原则:以萃自己定主题、以萃他人作参照、以萃团队为保障、外取理论定标准。

2)核心思路:拆解问题,解决问题,萃取方案,输出成果。

3)实施步骤:

STEP1识矿

循着经历看经验

包括选择要萃取的项目,制定经验萃取计划、发现和捕获最佳实践、发布项目管理规范和应用项目管理规范等环节。

STEP2选矿

循着经验看主题

这部分分为两个维度,企业维度和个人维度来看主题。

(1)企业维度

参考DACUM工作分析法,可以把企业如何选项目管理萃取主题分为9个环节依次为寻找项目管理人才、分析项目管理现状、梳理项目管理流程、分解工作任务、确定绩效标准、判断典型挑战、寻找最佳实践、建立萃取框架和确定萃取主题。

(2)个人维度

个人如何定项目管理萃取主题,可以分为4个环节,依次为回顾项目经历、确认场景、判断价值和确定主题。核心思路是:在什么条件/范围内,解决了什么问题,达到了什么目的。

STEP3找矿

循着主题萃内容

经验,一般可以分为内萃型经验(隐形)和外取型(显性)经验。我们需要依据一定的思路利用一些思维导图工具(如Xmind、MindManager、MindMaster和WPS导图等主流工具),来进行萃取、合成。主要是思路如下

(1)发散扩展,打开思路

(2)依据定位,筛选内容

(3)结构思考,分类归纳

(4)纵深关联,细化演绎

STEP4炼矿

循着内容成标准

炼矿是个重点过程,考验萃取人的能力和水平,根据输出的阶段成果,可以分为5个级别

级别1:炼出铁矿

萃取者利用软件工具(如mindmanager、iside/美化大师或其他工具)对视频资料、音频资料、图片资料、文档表格和案例资料进行提炼,变成“铁矿”。

级别2:炼出铜矿

在价值观的引导下,萃取人审视经过整理提炼后的资料和数据,用于表达客观倾向于事实的为信息;主观、个性化的立场表述为观点。

级别3:炼出银矿

在认可信息和观点的前提下,落地执行。分为言传身教类的方法,可以复制和拿来就用的工具,比如流程、量表、口诀、话术和模板等。

级别4:炼出金矿

进一步提炼,提出符合底层逻辑、长期主义的思维模型,比如基业长青框架、PMI人才三角的模型等。

级别5:炼出24K金

进一步提炼,提出类似于泰勒的科学管理原理、PMI的PMPIACP/PgMP/PfMP/PBA卡耐基梅隆大学的CMMI、英国商务部的PRINCE2和IPMA的IPMP的理论/系统。

STEP5加工

循着标准定方案

萃取的本质是解决问题,萃取者需要拆解问题,把大问题变成更细致的问题,把细节量化,标准化,成果导向。具体来说,就是要通过经验萃取拥有问题的解决方案,把解决能力的步骤标准化,变成清单,在整个团队内复制,是成果的扩大化。企业视角看,就是要:

编出手册(包括项目管理规范手册、项目管理教学手册等);

做出课程(包括项目管理短课,项目管理微课等);

形成案例(包括项目管理案例集、项目管理百问百答宝典等);

制成资料(包括研究论文、申报材料等)。

4)优缺点

优点:经验复用性强,适合组织级应用。

缺点:方法相对复杂,需要专门赋能

方法3 事后回顾法

事后回顾法,也可称为“事后回顾AAR法”,事后回顾AAR(After Action Review)最早是美国陆军所采用的一种知识管理方法。

针对士兵和部队在训练或战斗中,任务使命和执行任务时的绩效表现,提供事后的反馈信息。

事后回顾(AAR)中收集到的想法和方案,能够被即时地用于部队的后续训练之中。目前被越来越多的企业所采用。并且形成了有组织、有认证、有流程的知识管理方法。

一文掌握项目知识管理的三大方法(项目管理七个方法)

1)3条原则

原则一:新鲜过去;原则二:简单结构;原则三:积极行动 ;

2)应用场景

主要应用于项目中间,比如事件的关键节点,如需求评审、ST转测等;重复事件的例行节点;问题触发(正向或负向事件均可)。

3)实施步骤

这个方法,相对比较简单,符合结构化的思考方式,一般是问5个问题。

问题1:原本期望是什么?问题2:实际情况是怎样的?问题3:什么原因导致实际与期望不同问题4:后续可以采取的措施?问题5:总结的经验和教训?好的做法?

4)优缺点

优点:方法简单,效果短平快,适合项目组内应用;

缺点:获得的经验教训,与场景强相关,复用性弱 ;

3种方法的比较

方案

方法说明

类型

优点

缺点

星级

方法1

“试点-机会牵引-铺开”法

敏捷型

敏捷、全面、系统、适合于企业级应用

1、方法难度大,需要赋能。
2、操作难度大,需要开发出框架,再试点推广。
3、周期长(1-3年)4、需要组建专门团队负责

方法2

经验萃取法

敏捷型

经验复用性强,适合部门级别(如PMO)应用

方法相对复杂,需要专门赋能

★★

方法3

事后回顾AAR

敏捷型

方法简单,效果短平快,适合项目层级应用

获得的经验教训,与场景强相关,复用性弱

★★★

优先级顺序为:方法3 >方法2 >方法1。

建议方案:先用方法3+方法2,后续用方法1。

PMO前沿《一杯咖啡谈项目》专栏

特约作者介绍:张永彬,PMP/PMI-ACP,项目管理专业硕士,某软件科技集团公司质量部总监;15+年消费电子和IT软件两大行业工程实践者,现代项目管理方法的践行者和推广者。

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